Automatizările de tip ERP  și cum cresc ele productivitatea unei afaceri

Automatizările de tip ERP și cum cresc ele productivitatea unei afaceri

12.11.2019 16:52

Te-ai gândit vreodată cum ar fi ca roboții să se ocupe de tot procesul tău de vânzare, de la comandă până la livrare?

Cum ar fi să nu fie nevoie să intervii, ci doar să supervizezi sistemele? Exact asta este specializarea lui Georgian Roșu, General Manager la Pluriva. Nu e vorba chiar de “roboți”, ci de ERP-uri (Enterprise Resource Planning) care automatizează procese din afacerea ta.

Digitalizarea prin automatizare este un demers pe care e musai să îl ai în planurile tale dacă îți dorești să crești productivitatea muncii. Dar pentru început trebuie să descoperi mai în detaliu ce implică automatizarea prin ERP.

Ce sunt automatizările de tip ERP?

ERP-urile sunt soluții integrate de Business Management. De cele mai multe ori se întâmplă în timp real și sunt mediate de software făcut la comandă. Poți obține cele mai bune rezultate când ERP-urile urmăresc resursele unei afaceri - bani, materie primă, capacitatea de producție și orice altceva ți-ar trece prin cap.

Ca să înțelegi mai bine domeniul, imaginează-ți o bază de date “smart” - asta sunt ERP-urile. De cele mai multe ori, furnizorii de integrări ERP se poziționează ca parteneri, pentru că fiecare afacere are nevoie de automatizări diferite. Implicit, orice colaborare în sfera automatizărilor începe cu o analiză a afacerii tale, ca potențial client pentru un furnizor de ERP.

Dacă ești interesat să-ți automatizezi procesele din afacere, ține minte că ai nevoie de colaboratori care reușesc să înțeleagă bine domeniul în care activezi folosesc și produc tehnologie de calitate.

Cum te ajută, concret, ERP-urile?

Automatizările de tip ERP cresc productivitatea firmei. Automat, eficiența angajaților resimte un spor. De la 2 ore câștigate prin umplerea automată de tabele până la întregi fluxuri optimizate, ERP-urile se ocupă de activități repetitive și te pot ajuta să îmbunătățești fluxurile de comenzi. De asta, când implementezi asemenea sisteme, tu și oamenii din organizația ta veți avea mai mult timp să vă ocupați de ceea ce e important pentru afacere.

Sandu Băbășan, CEO Blugento, completează informațiile lui Georgian cu un mesaj foarte plin de sens:

Magazinul online este doar o vitrină, ERP-ul este centrul activității comerciale— Sandu Băbășan.

Cum te poate ajuta să ai o soluție unitară:

Automatizări Online

Primul pas într-o colaborare cu scopul automatizării este consemnarea fluxurilor.

În primul rând, pe ce canale îți desfășori activitatea?

Dacă ai doar un site e-commerce, procesele ce pot fi integrate sunt considerabil mai puține decât dacă ai mai multe site-uri și showroom-uri offline. Indiferent de situație, toate canalele sunt preluate, analizate și automatizate. Dacă lucrezi cu stoc propriu, după integrarea ERP-ului, comanda din magazinul tău va fi preluată de sistem, trimisă în baza de date a depozitului și (în funcție de posibilitățile depozitului) trimisă direct către client.

Evident, amploarea a ceea ce îți poate oferi un ERP depinde și de posibilitățile tale și ale afacerii tale. Dar e bine să știi că acolo unde e loc de automatizare, un ERP e cel mai potrivit instrument, menit să îți ușureze treaba. Dacă lucrezi cu furnizori, după preluarea comenzii totul intră pe un flux destul de complex. Comanda va fi automat trimisă către furnizori și în momentul în care a fost livrată va fi automat trimisă către client. Totuși, nu se întâmplă nimic prin magie.

Trebuie să agregăm toate informațiile, de pe toate canalele, și să le expunem dacă vrem să automatizăm eficient un sistem.— Georgian Roșu

Automatizările ERP sunt un proces complex, care presupun o analiză amănunțită a prezenței tale online și offline. Automatizări Externe Posibilitățile ERP-urilor nu se opresc (nici pe departe) aici. Și livrarea poate fi automatizată, sincronizând baza de date a depozitului cu AWB-ul atribuit de firma de curierat.

Mai mult, toate aspectele financiare pot fi automatizate. De exemplu, se poate prelua și integra borderoul livratorului ca să automatizezi plățile în funcție de specificitățile fiecărei comenzi. Pe de altă parte, poți să urmărești tot cash flow-ul și să folosești ERP-uri ca să trimiți automat declarații contabile. Asta e ce contruiește Georgian Roșu la Pluriva și e încântat să observe că, atunci când antreprenorii își dau seama de ce oferă ERP, majoritatea exclamă: “Wow, unde sunt azi și unde aș putea ajunge…!” Aici intervine și cea mai mare provocare în colaborarea pe partea de ERP-uri.

Cea mai mare provocare în colaborările ce implică ERP-uri, este că totul trebuie înțeles pas cu pas.— Georgian Roșu

Integrarea cu un sistem atât de complex aduce o schimbare la nivelul întregii organizații. Dacă te gândești la toate departamentele unei afaceri - operațional, financiar, resurse umane, tehnic - performanța fiecărui departament poate fi îmbunătățită de ERP-uri.

Mai mult, pentru o soluție valoroasă, e necesar ca integrările să comunice între ele. Dacă automatizezi trimiterea declarațiilor contabile, dar n-ai nicio bază de date care să urmărească încasările din comenzi și plățile către livrator, n-ai să câștigi mare lucru.

Vrei să-ți deschizi un magazin online?

Discută cu un consultant Blugento și află cum poți să-ți crești afacerea cu un magazin online performant!

Vreau Magazin

Automatizări Complexe

Nu, încă n-am terminat cu posibilitățile ERP-urilor.

La un nivel înalt, automatizările pot optimiza chiar și aspectele din interiorul depozitelor. Fluxurile de warehouse management system pot optimiza mișcările de marfă, aranjarea lor și aducerea la rampă. Mereu apar idei noi (dar și provocări) în legătură cu ce se poate automatiza.

În sine, poate nu sună uimitor să-ți automatizezi depozitul. Dar dacă te gândești la un sistem complet integrat, cu baze de date deștepte de la primul punct - comanda, și până la livrare, îți dai seama de posibilitățile pe care un sistem ERP elaborat le aduce în afacerea ta. Iar dacă te gândești și la cum vor afecta asemenea sisteme echipa și oamenii care lucrează alături de tine… e foarte bine.

E bine și pentru tine, ca antreprenor, și pentru ei, ca membri ai echipei tale. E crucial să comunici deschis cu ei.

Schimbările în Organizație

Un sistem complet integrat poate să schimbe radical felul în care îți desfășori activitatea. Pentru un exemplu despre ce ne rezervă viitorul, citește despre primul sistem de “humanless warehouse”. Nu e un sistem perfect și mai sunt multe de îmbunătățit până când asta va deveni o rutină. Aceasta este direcția înspre care se îndreaptă comerțul.

Nu vrei că angajații tăi să se sperie că vor fi înlocuiți de roboți. Și nici nu vrei că angajații tăi să nu-și folosească timpul câștigat prin automatizare, în scopuri mai creative. Din acest motiv, e important ca și ei să înțeleagă integrarea cu un sistem ERP și ce reprezintă tot procesul.

Mai mult, surplusul de forță de muncă survenit nu trebuie neapărat trimis acasă. Poți să le redirecționezi orele câștigate către acțiuni pe care oricum ar fi preferat să petreacă mai mult timp.

Se întâmplă des ca în departamentele din cadrul firmelor, acolo unde angajații nu sunt eficienți, să apară frustrarea. - — Sandu Băbășan

Și e normal. Nimănui nu-i place să populeze tabele la nesfârșit sau să preia comenzi și să le scrie pe o foaie pentru a trimite un e-mail la sfârșitul zilei. Automatizarea cu ERP-uri poate fi o oportunitate perfectă ca să îmbunătățești eficiența angajaților și să susții dezvoltarea abilităților pe care le au. Iar asta va afecta, implicit, împlinirea pe care o simt angajații tăi la locul de muncă. Și dacă este bine implementată, automatizarea poate chiar să dea o claritate mai mare activității tale.

Automatizarea vine să pună cap la cap pe toți oamenii și sistemele mici din firmă și toată lumea știe exact ce are de făcut.— Georgian Roșu

Care sunt dificultățile în integrarea cu un sistem ERP? Georgian vorbește din experiența lui și din ce a observat din munca alături de alți antreprenori și consideră că, pe lângă provocările organizaționale, există și alte impedimente pe care trebuie să le iei în calcul. De exemplu, spune el, e crucial să înțelegi contextul tehnic din care vii. În majoritatea cazurilor de automatizare ERP, antreprenorul înțelege cât de cât ideea și vrea să automatizeze toate procesele. Dar nu are un fundament sustenabil.

Site-ul care există este adesea vechi, făcut amatoricește, iar asta îngreunează procesul de automatizare. E crucial să ai o platformă de calitate.— Georgian Roșu

Iar asta este o problemă reală.

Urmărește aici întregul interviu video cu Georgian Roșu - General Manager, Pluriva

Situații de care riști să te lovești când încerci să automatizezi un site care nu e construit profi.

Erori. 

Tehnologiile vechi nu sunt compatibile cu cele mai noi sisteme ERP.

Ineficiență.

Durează mult mai mult să integrezi un site vechi decât o platformă de ecommerce cu cele mai noi resurse și template-uri.

Rezultate scăzute.

Degeaba automatizezi comenzile dacă ele nu apar. Un site care nu e responsive sau cu un aspect învechit nu va converti vizitatorii în clienți.

Acesta e motivul pentru care Pluriva recomandă de multe ori și colaborarea cu un terț care să dezvolte site-ul afacerii.

În plus, și mai simplu și cu o eficiență mai sporită este să construiești integrările odată cu platforma. La ce să te aștepți de la automatizări ERP în viitor? Dacă încă nu te-au uimit posibilele aplicări ale ERP-urilor, poți să iei în calcul perspectivele de viitor care sunt îndrăznețe și sună bine de tot.

Georgian și Pluriva, la fel ca alte afaceri din domeniu, țintesc spre conectarea ERP-urilor între ele. Azi poți să ai o firmă de distribuție prin e-commerce și să-i eficientizezi toate procesele prin ERP.

Similar, poți să ai o firmă de curierat și să-i optimizezi depozitul prin integrări de warehouse management. Georgian crede că în 2020, viitorul automatizărilor se va concentra să creeze un lanț întreg de distribuție cât mai automatizat.

Noi chiar acum lucrăm la automatizări care leagă ERP-urile între ele. Pentru că cred cu tărie că asta este direcția pentru 2020.— Georgian Roșu

Să creezi baze de date deștepte care să permită “roboților” din fiecare afacere să comunice între ei. Într-un astfel de viitor, chiar dacă ai un flux complex ce implică și distribuitori, furnizori sau servicii de curierat, toată activitatea poate fi automatizată, de la “click buy” până la apelul curierului că a ajuns în fața casei tale, dacă ești tu în rolul de client. Și asta dacă nu luăm în calcul self driving cars. :)

Uite ce trebuie să reții din articol!

  • Automatizările de tip ERP sunt baze de date deștepte, care optimizează procesele unei afaceri.
  • Poți sa optimizezi comanda și livrarea de produse online.
  • Poți să optimizezi comunicarea cu livratorul.
  • Poți sa folosești un sistem de warehouse management ca să automatizezi procesele din depozit.
  • Poți să automatizezi declarațiile contabile și alte aspecte financiare.
  • Trebuie să ajuți angajații să înțeleagă schimbarea ce vine când implementezi un sistem de tip ERP.
  • Ai nevoie de un fond tehnic bun pentru integrarea eficientă cu ERP-uri.
  • Viitorul ne rezervă lanțuri întregi de ERP-uri interconectate.

Vrei să-ți deschizi un magazin online?

Discută cu un consultant Blugento și află cum poți să-ți crești afacerea cu un magazin online performant!

Vreau Magazin

Postat în eCommerce #BeyondEcommerce De:
Mara Florea